Die Risiken einer Beibehaltung der traditionellen Auftragsabwicklung

In diesem dritten Gespräch zwischen Spencer Penn, CEO von LightSource, und Chris Jeznach, Director of Product Marketing bei aPriori, erfahren wir, was im aktuellen Beschaffungsmodell der meisten Fertigungsunternehmen heute fehlt. Und wir erfahren, wie neue Softwaretechnologie dabei helfen kann, diese Lücke zu schließen. Spencer Penn greift auf seine umfangreiche Erfahrung bei Tesla und bei der Gründung von LightSource zurück, wo er die direkte Beschaffung in der Fertigung revolutionieren will. Aus dieser Perspektive erklärt er die Lücken, die er in der Beschaffung gesehen hat, und was Teams, die neue Technologien einsetzen, tun können, um den Beschaffungsprozess in das moderne KI-Zeitalter zu führen.

Direkte vs. indirekte Beschaffung

Chris Jeznach: Spencer, Sie leisten großartige Arbeit im Bereich Beschaffung. Was sagen Ihnen einige der Führungskräfte darüber, warum sie nach etwas Neuem suchen? Was möchten sie an ihrer Arbeitsweise ändern?

Spencer Penn: Das ist eine wirklich gute Frage. Dazu habe ich einige Gedanken. Zunächst einmal ist LightSource – und das ist eine sehr kontroverse Aussage – die erste Softwareplattform, die den Anwendungsfall der direkten Materialbeschaffung tatsächlich lösen kann. Direkte Materialien sind der Teil der Ausgaben, den ein Unternehmen für die Herstellung seiner Produkte tätigt. Das wäre beispielsweise ein Automobilhersteller, der Autoteile für seine Produkte kauft, oder ein Unterhaltungselektronikunternehmen, das PCBA-Komponenten einkauft. Sie fließen in das Produkt ein und werden an Kunden verkauft. Im Gegensatz dazu ist die indirekte Beschaffung alles, was das Unternehmen für den eigenen Verbrauch kauft, zum Beispiel Sträucher für das Büro, Podcast-Mikrofone oder Stühle. Diese Dinge gehen nicht an einen Kunden, wir verwenden sie nur selbst.

Die Herausforderung, die ich festgestellt habe, besteht darin, dass 99 % der Beschaffungssoftwareplattformen sich mit der Erfassung und Prozesskoordination befassen. Und die Erfassung ist nur indirekt. Jemand aus dem Unternehmen sagt: „Hey, weißt du was? Ich brauche einen Bürostuhl. Die Beschaffung hat mir geholfen, ihn zu finden.“ Oder: „Ich brauche eine Pflanze, die Beschaffung hat mir geholfen, sie zu finden.“ Das Problem der Erfassung passt nicht wirklich zur direkten Beschaffung, denn bei der direkten Beschaffung ist die Erfassung die Stückliste, also das Produkt, das wir herstellen. Die Menge, die wir kaufen, stammt aus dem EDI und der Materialplanung.

Ich beschreibe es so: Indirekte Beschaffung ist wie UPS, wenn das Unternehmen ein Paket abholt. Es muss es befördern und ausliefern. Das ist ein einmaliger Vorgang, und dann ist es erledigt. Direkte Materialien sind eher wie die Rohrleitungen in einem Gebäude. Man muss sie richtig installieren. Aber dann ist es ein kontinuierlicher Vorgang, der ständig stattfindet. Und der Fluss ist viel größer. Für mich ist es daher interessant, dass der Fokus so stark auf dem indirekten Bereich liegt. Ich denke, der Grund dafür ist, dass der indirekte Bereich einfacher ist.

Chris Jeznach: In der Fertigungsindustrie macht der direkte Bereich einen sehr großen Teil der Herstellungskosten aus. Glauben Sie, dass es Branchenunterschiede gibt, in denen manche Unternehmen sich mehr auf den indirekten als auf den direkten Bereich konzentrieren?

Spencer Penn: Mit dieser Frage haben Sie sie schon beantwortet. Jedes Unternehmen hat indirekte Kosten, aber nicht jedes Unternehmen hat direkte Kosten. Wenn Sie also ein Unternehmen aufbauen und die niedrig hängenden Früchte pflücken und wirklich breit verkaufen wollen, würden Sie sagen: „Okay, helfen wir Unternehmen dabei, die Dinge zu kaufen, die alle Unternehmen brauchen: Laptops, Bürostühle, Reinigungsdienste.“ Bei diesen wirklich homogenen und allgegenwärtigen Dingen muss man nicht so sehr mit dem Bleistift rechnen. Bei Tesla wäre es beispielsweise nicht weiter schlimm gewesen, wenn wir bei den Laptops 50 Dollar zu viel berechnet hätten. Bei den Autos hingegen wären das bei einer Laufzeit des Programms von 10 Millionen Model 3 insgesamt 500 Millionen Dollar Gewinn gewesen. Ich finde, dafür lohnt es sich, ein zusätzliches Wochenende zu investieren, um das herauszufinden. Oder?

Es gibt viele ähnliche Probleme sowohl in der indirekten als auch in der direkten Beschaffung, aber es gibt eine Rangfolge der Bedeutung dieser Probleme. Im indirekten Bereich besteht die größte Herausforderung für viele Menschen darin, die Anforderung und Beschaffung der Materialien zu koordinieren. Im direkten Bereich ist das ebenfalls eine Herausforderung, aber die viel größere Herausforderung besteht darin, das richtige Produkt zu entwickeln, die richtige Lieferantenbasis aufzubauen, faire Preise auszuhandeln und dann ein Liefersystem einzurichten, das kontinuierlich wirklich gut funktioniert.

Das Problem: Unvernetzte Systeme oder keine Systeme außer E-Mail

Wir sehen oft, dass das Problem darin besteht, dass die Systeme nicht miteinander verbunden sind. Wir führen keine Erfassung für die Beschaffung durch. Wir verbinden die Stückliste mit dem ERP-System in verschiedenen Systemen. Viele unserer Kunden beginnen mit einer Stückliste und geben diese aus dem PLM in LightSource ein. Sie verfügen also über das technische Aufzeichnungssystem und dann über LightSource, das Beschaffungssystem. Anschließend geben sie die Preise als Bestellung an das ERP-System weiter, das das Finanzaufzeichnungssystem ist.

Ich denke, dass es im Allgemeinen zwei Arten von Software gibt. Software kann entweder ein zentrales Rückgrat sein oder ein nettes Extra oder ein Beschleuniger. Wenn ich also darüber nachdenke, was LightSource ist, dann ist es wirklich ein Betriebssystem, eine Quelle der Wahrheit, ein Aufzeichnungssystem. Es ist wie ein Cockpit für den Category Manager, in dem er alles tun kann, was er tun muss.

LightSource ist für ein Vertriebsteam das, was Salesforce für ein Vertriebsteam ist: Salesforce hilft Vertriebsteams dabei, Kunden zu finden und ihnen etwas zu verkaufen, und die Beschaffung ist genau das Gleiche in umgekehrter Richtung. Wir suchen Lieferanten und kaufen bei ihnen ein. Anstelle eines Vertriebsprozesses führen wir also einen Beschaffungsprozess durch. Und genau wie Salesforce in erster Linie keine Zahlungsplattform ist, sind wir auch keine Zahlungsplattform. Das ist die Aufgabe des ERP-Systems. Dort werden Bestellungen erstellt. Das ist die Domäne des Finanzteams. Wir kümmern uns auch nicht um die Beschaffung, da diese oft vom Engineering-Team kommt, das Zeichnungen entwickelt und freigibt. Das ist die Stückliste. Wir verbinden also das PLM- und das ERP-System als Beschaffungs-Cockpit.

Vor LightSource musste man das in Excel und per E-Mail erledigen. Wenn wir uns mit CPOs treffen, müssen wir sie manchmal davon überzeugen, dass das, was sie glauben, was ihr Team tut, nicht das ist, was es tatsächlich tut. Und wenn sie zwei Stufen tiefer gehen, vielleicht zu jemandem, der tatsächlich Category Manager ist, stellen sie fest, dass all diese digitale Transformation, von der sie dachten, dass sie stattgefunden hat, in Wirklichkeit gar nicht stattgefunden hat. Und wenn sie mit den Leuten sprechen, die tatsächlich die Beschaffungsarbeit leisten, stellen sie fest: Oh mein Gott, wir beschaffen Materialien im Wert von X Milliarden Dollar in Verhandlungen über Excel-Tabellen und E-Mails.

76 % der Beschaffungsteams verwenden hauptsächlich Excel und E-Mail

Wir versuchen also, die Beschaffung davon zu überzeugen, dass Software gut ist. Und das ist erstaunlich, denn alle anderen Berufsgruppen, einschließlich der Vertriebsmitarbeiter, mit denen die Beschaffung täglich zu tun hat, kommen mit einer erstaunlichen Auswahl an Vertriebswerkzeugen an den Tisch. Und 76 % der Beschaffungsteams verwenden Excel und E-Mail als primäres Werkzeug. 86 % der Vertriebsteams nutzen täglich ein CRM wie Salesforce oder ein anderes 360-Grad-Kundenmanagementsystem. Unser Ziel ist es daher, wirklich gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und herauszufinden, warum die seit 30 Jahren existierenden Tools nicht funktionieren, und uns wirklich auf die echten Probleme zu konzentrieren, mit denen Category Manager konfrontiert sind. Es muss den direkten Materialanwendungsfall lösen, was meines Wissens nach kein anderes Tool, das ich während meiner Zeit bei Tesla oder seitdem gesehen habe, wirklich geschafft hat.

Es gibt eine alte Weisheit: Was man messen kann, kann man auch verbessern. Für vielleicht eines von zehn Unternehmen sind Einsparungen die Motivation, und sie messen den ROI anhand der Einsparungen. Aber es gibt noch viele andere Ergebnisse, die über Einsparungen hinausgehen. Wenn sie in einem wirklich wettbewerbsintensiven Preisumfeld tätig sind, wie viele unserer Kunden aus der Automobilbranche, steht die Marge ganz oben auf der Agenda. Im Bereich der Unterhaltungselektronik sind zwar auch die Kosten immer wichtig, aber die Geschwindigkeit der Einführung neuer Produkte spielt eine sehr wichtige Rolle. Daher ist es ein absolut berechtigtes Ziel, Produkte schneller zu beschaffen, schneller auf den Markt zu bringen und besser und reibungsloser mit Lieferanten zusammenzuarbeiten.

Es gibt noch eine weitere Kundengruppe, die gerade erst aufgetaucht ist: Kunden, die sich Sorgen darüber machen, was mit den Trump-Zöllen passieren wird. Sie denken, dass sie nun, da ein völlig neues Handelsregime eingeführt wird, ihre gesamte Lieferkette neu gestalten müssen. Sie müssen also möglicherweise jahrelange Beschaffungsarbeit in sechs Monaten konsolidieren, um nicht von hohen Zöllen getroffen zu werden. Durch die doppelte Beschaffung verdoppelt sich der Aufwand für die Beschaffung. Ich würde also sagen, dass 90 % unserer Kunden Teams sind, die Transparenz oder Entlastung vom Zeitdruck wünschen.

Wichtigste Beschaffungsziele:

• Kosteneinsparungen / Margenverbesserung
• Beschleunigung / Verkürzung der Markteinführungszeit
• Doppelte Beschaffung / Anpassung an die Trump-Zölle

Beschleunigung des Beschaffungsprozesses

Chris Jeznach: Was sind Ihrer Meinung nach die Beschaffungsbereiche, die am meisten Zeit kosten? Und welche Aufgaben hilft LightSource dabei zu reduzieren?

Spencer Penn: Wir könnten uns die einzelnen Schritte ansehen. Bei der Angebotserstellung müssen Zeichnungen eingeholt, eine Ausgangsbasis geschaffen und die Veranstaltung vorbereitet werden, was 30 Sekunden oder aber drei Wochen für die Sammlung von Informationen im gesamten Unternehmen in Anspruch nehmen kann. Der zweite Schritt besteht darin, interne Lieferanten zu finden, indem man den bestehenden Lieferantenstamm durchsucht und herausfindet, welche Lieferanten für dieses Angebot in Frage kommen. Gibt es eine Kategorie, die diese Kategorie unterstützt? Anschließend wird extern nach neuen Lieferanten gesucht. All diese Schritte können manuell durchgeführt werden, oder Sie können sie mit LightSource viel schneller erledigen. Dann geht es darum, die Lieferanten zu kontaktieren. Die Lieferanten erhalten von LightSource eine E-Mail mit einem Link, über den sie zu einer separaten Oberfläche gelangen. Dort sehen sie alle Teile und Spezifikationen, die Mengen, die SKUs und die CAD-Dateien, die sie herunterladen können, und sie können mit Nachrichten antworten. Wir haben etwas Erschreckendes festgestellt: Im Durchschnitt werden intern über 500 E-Mails hin und her geschickt. Wenn man bedenkt, dass das Verfassen, Lesen und Beantworten einer E-Mail etwa 15 Minuten dauert, und man dann die Anzahl der Personen multipliziert, die an diesem Thread beteiligt sind, kommt man auf Zehntausende von Stunden pro Jahr für das gesamte Team.

Das ist aber verständlich, denn nehmen wir an, Sie haben fünf einfache Teile und müssen eine Menge interner Arbeit leisten, um die Informationen zu diesen Teilen zu erhalten. Das sind vielleicht 10 E-Mails intern hin und her. Dann haben Sie, sagen wir mal, drei Lieferanten. Also fünf Teile, drei Lieferanten. Sie müssen ihnen eine Reihe von Nachrichten schicken, sie darauf vorbereiten, dass sie eine Angebotsanfrage erhalten werden, und die Angebote von ihnen einholen. Die haben Fragen, und Sie müssen die Technik per E-Mail bitten, die Spezifikationen zu aktualisieren, weil es einige Fragen gibt. Dann schicken Sie alles wieder an alle drei Lieferanten. Es gibt vier Runden mit Angeboten, Verhandlungen und Gesprächen. Dann, nach zwei Monaten, ändern sich die Spezifikationen oder die Rohstoffpreise, Sie erstellen neue Angebote und verhandeln neu, vielleicht jetzt mit dem bisherigen Lieferanten. Die Qualitätssicherung wird einbezogen, die Fertigung wird einbezogen, die Stakeholder aus dem Unternehmen werden einbezogen. Die Kostenplanung wird einbezogen. Und um es kurz zu machen: Am Ende haben Sie 500 E-Mails. LightSource hilft den Menschen einfach, das viel schneller zu erledigen. Und dann ist das Letzte nur noch die Datenerfassung. Wenn Sie Informationen von Ihren Lieferanten sammeln, wenn Sie Informationen von Ihrem Engineering-Team sammeln, gehen all diese Verhandlungspunkte verloren. Wenn die meisten Menschen zum ersten Mal mit einem digitalen System für die Beschaffung in Berührung kommen, geben sie in 80 % der Fälle eine Bestellung in das ERP-System ein, und alles, was dort steht, ist die Position und der Preis, den Sie vergeben haben. Und dann befinden sich die gesamte Kommunikation, alle Verhandlungen und all die wertvollen Informationen, über die Sie früher verfügten, in Ordnern auf den Laptops der Mitarbeiter. Das ist ein enormer Nachteil für Unternehmen, die das System nicht nutzen, und ein enormer Vorteil für diejenigen, die es nutzen.